Εισαγωγη
Σήμερα, οι χρήστες υπολογιστών ή κινητών μπορούν να κάνουν τις κρατήσεις για οτιδήποτε και οποιαδήποτε υπηρεσία μέσω μιας πλατφόρμας κρατήσεων ραντεβού. Ένα ηλεκτρονικό σύστημα κρατήσεων ραντεβού επιτρέπει στους χρήστες να αναζητήσουν τις λεπτομέρειες του προγράμματος, να κλείσουν μια συνάντηση ή να κλείσουν ένα ραντεβού κ.λ.π.
Εάν η επιχείρησή σας εξαρτάται από κρατήσεις και ραντεβού, τότε ένα ηλεκτρονικό σύστημα κρατήσεων ραντεβού είναι ένα σημαντικό εργαλείο, που θα σας βοηθήσει να λειτουργήσετε πιο αποδοτικά την επιχείρηση σας. Όποιες και αν είναι οι υπηρεσίες που παρέχει η επιχείρησή σας, κράτηση τεχνικής εργασίας, ραντεβού με γιατρό, κράτηση ξενοδοχείου, κράτηση εστιατορίου ή υπηρεσία κομμωτηρίου, η κράτηση ραντεβού είναι μια απαραίτητη λύση για να έχετε ένα απρόσκοπτο, γρήγορο και ακριβές ραντεβού με τους πελάτες.
Ως εταιρεία ανάπτυξης λογισμικού διαδικτυακών λύσεων κρατήσεων και προγραμματισμού ραντεβού, έχουμε δει τον αντίκτυπο μιας διαδικτυακής πλατφόρμας όπως η δική μας και πώς μπορεί να επηρεάσει θετικά μια επιχείρηση. Ένα διαδικτυακό σύστημα κρατήσεων ραντεβού επιτρέπει στα άτομα να κλείνουν εύκολα και με ασφάλεια τα ραντεβού και τις κρατήσεις τους ηλεκτρονικά μέσω οποιασδήποτε συσκευής συνδεδεμένης στο διαδίκτυο. Ο προγραμματισμός διαδικτυακών ραντεβού σε πραγματικό χρόνο είναι μια λύση στις απογοητεύσεις που αντιμετωπίζουν τόσο οι πελάτες όσο και οι επιχειρήσεις.
πως λειτουργει
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι λειτουργίας του συστήματος μας, αλλά τα πιο συνηθισμένα συστήματα κρατήσεων ραντεβού λειτουργούν ως μέρος (υποσελίδα) μιας εταιρικής σελίδας.
Θα εξετάσουμε τα τρία μέρη ενός διαδικτυακού συστήματος κρατήσεων ραντεβού που θα χρησιμοποιήσει η επιχείρησή σας και πώς λειτουργεί μαζί η κράτηση ραντεβού:
Front-end κράτηση: Το σύστημα που βλέπει ο πελάτης σας όταν επισκεπτεται το website σας και να μπορέσει να κάνει την κράτηση του ραντεβού του για μια ή περισσότερες υπηρεσίες σας.
Διαχείριση back-end: Αυτή είναι η βάση του συστήματος σας για τη διαχείριση των κρατήσεων και της λειτουργίας τους.
Ενσωματώσεις τρίτων: Άλλα εργαλεία που μπορείτε να συνδέσετε για να βοηθήσετε στη λειτουργία της επιχείρησής σας που βασίζεται σε κρατήσεις (π.χ. online πληρωμές)
Εάν σκέφτεστε να υιοθετήσετε μια λύση online κράτησης ραντεβού για πρώτη φορά, αλλά αισθάνεστε λίγο μπερδεμένοι ή εκφοβισμένοι από τη λειτουργικότητα, ελπίζουμε ότι θα κατανοήσετε καλύτερα πώς λειτουργεί ένα ηλεκτρονικό σύστημα κρατήσεων ραντεβού και πώς να το κάνετε να λειτουργήσει για την επιχείρησή σας. Δείτε την ανασκόπηση του συστήματος Online κρατήσεων της GroovyGenie για να μάθετε ποιες είναι οι δυνατότητες αυτής της προσθήκης στην επιχείρηση σας.
Ας αρχίσουμε.
Η front-end κράτηση, γνωστή και ως η πλευρά που βλέπει ο επισκέπτης, είναι αυτό που πιθανώς σας ενέπνευσε να εξετάσετε αρχικά ένα σύστημα κρατήσεων.
Το μπροστινό μέρος του συστήματος κρατήσεων ραντεβού που απευθύνεται στον πελάτη θα πρέπει ιδανικά να είναι απλό, ώστε ο πελάτης να μπορεί εύκολα να κάνει κράτηση και πληρωμή.
Οι πελάτες για πρώτη φορά θα πρέπει να συμπληρώσουν μια φόρμα όπου θα καταγράψετε τα στοιχεία τους (π.χ επιλογή υπηρεσίας, ώρα και ημέρα ραντεβού, στοιχεία επικοινωνίας κ.τ.λ.), αλλά μετά από αυτό το επόμενο ραντεβού, οι κρατήσεις θα είναι ακόμη πιο γρήγορες.
Τα ηλεκτρονικά συστήματα κράτησης ραντεβού έχουν σχεδιαστεί για να χειρίζονται με ασφάλεια την ηλεκτρονική επεξεργασία πληρωμών και προστατεύονται από κρυπτογράφηση και προστασία σύνδεσης και κωδικού πρόσβασης.
Μόλις κλείσετε ένα ραντεβού, το σύστημα ενημερώνεται αυτόματα σε πραγματικό χρόνο και οι πελάτες σας μπορούν να λαμβάνουν ειδοποιήσεις μέσω email ή SMS για τυχόν αλλαγές ή απλώς να τους υπενθυμίζουν τις επερχόμενες κρατήσεις.
Εδώ βρίσκεται η πραγματική μαγεία. Αν έχετε ονειρευτεί να έχετε ένα κεντρικό μέρος για να διαχειριστείτε τις κρατήσεις και τη λειτουργία σας αντί να ξεφυλλίζετε έναν καθημερινό προγραμματιστή ή να τρέχετε με ένα ημερολόγιο στα χέρια – αυτό είναι το εργαλείο που χρειάζεστε.
Το καλύτερο μέρος των λύσεων κράτησης ραντεβού είναι το back-end, το οποίο μπορείτε να δείτε μόνο εσείς και το προσωπικό σας. Με αυτό, μπορείτε να ακολουθήσετε μια πρακτική προσέγγιση στις καθημερινές εργασίες κράτησης, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε περισσότερο στη μεγάλη εικόνα.
Το back-end εμφανίζεται συνήθως ως εργαλείο διαχείρισης πίνακα εργαλείων που σας επιτρέπει να ρυθμίσετε, να διαχειριστείτε και να ελέγξετε τις κρατήσεις και τη διαθεσιμότητά σας για τα ραντεβού σας. Τα πλεονεκτήματα εδώ είναι ότι όλες οι πληροφορίες για την επιχείρησή σας μπορούν να προβληθούν από την ίδια τοποθεσία αντί να χρειάζεται να γίνεται διασταύρωση μεταξύ πολλών υπολογιστικών φύλλων.
Κάθε επιχείρηση έχει το δικό της μοναδικό σύνολο πολιτικών και έτσι η αρχική ρύθμιση ενός νέου συστήματος online κρατήσεων ραντεβού απαιτεί διαμόρφωση και ρύθμιση ώστε να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις της επιχείρησής σας. Αυτό, θα το αναλάβει η groovygenie να το ετοιμάσει για την επιχείρηση σας με την ενεργοποίηση του συμβολαίου.
Μόλις ενεργοποιηθούν όλες οι περιοχές του συστήματος – συμπεριλαμβανομένων των υπηρεσιών και των πόρων σας, των ρυθμίσεων πληρωμής, των ειδοποιήσεων, ο αυτοματισμός ξεκινά και όλα τα άλλα είναι απλά.
Αν αυτό δεν είναι αρκετό, μια λύση κράτησης ραντεβού λειτουργεί επίσης ως ένα οικοσύστημα όπου μπορείτε να συνδέσετε οτιδήποτε άλλο χρειάζεστε για τη λειτουργία της επιχείρησής σας. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να συνδέσετε τα αγαπημένα σας εργαλεία λογισμικού και να ενορχηστρώσετε μια κοινή αποστολή καθώς τα δεδομένα περνούν μεταξύ τους.
Υπάρχουν διαφορετικοί τύποι συστημάτων κρατήσεων που το καθένα συνοδεύεται από διαφορετικές ενσωματώσεις και πρόσθετα, αλλά ως επί το πλείστον, θα πρέπει να έχετε επιλογές:
- Διατηρήστε τα αρχεία επισκεπτών ενημερωμένα με πλατφόρμες διαχείρισης σχέσεων με πελάτες (CRM).
- Συνδέστε το τρεχούμενο απόθεμα και τη διαθεσιμότητά σας σε διαδικτυακούς ταξιδιωτικούς πράκτορες (OTAs).
- Αποδεχτείτε ηλεκτρονικές πληρωμές τη στιγμή της κράτησης με παρόχους επεξεργασίας πληρωμών όπως η Square ή η Stripe.
- Στοχεύστε ξανά όσους κάνουν κράτηση με διαφημιστικά εργαλεία όπως το Facebook Pixel.
- Δημιουργήστε τη λίστα αλληλογραφίας σας με πλατφόρμες μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το MailChimp ή το Constant Contact.
Υπάρχουν ακόμα τόσα άλλα. Όλα εξαρτώνται από τις ανάγκες σας ως επιχείρηση.
τυποι κρατησεων ραντεβου
Η κράτηση ραντεβού είναι μια από τις πιο σημαντικές πτυχές μιας επιχείρησης που βασίζεται σε υπηρεσίες. Εάν δεν γίνει σωστά, μπορεί να καταλήξετε να χάσετε πολύτιμα ραντεβού και να χάσετε χρήματα και πελάτες.
Διαφορετικές επιχειρήσεις προγραμματίζουν τα ραντεβού τους με διαφορετικούς τρόπους. Πολλές εταιρείες πιστεύουν ότι μια διαδικτυακή λύση προγραμματισμού ραντεβού δεν θα λειτουργήσει για αυτές με τρόπο που τους ταιριάζει. Χρειάζονται ένα πλήρες σύστημα που να προσφέρει μια σειρά λειτουργιών που να επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να λαμβάνουν όλους τους τύπους διαδικτυακού προγραμματισμού και να ταιριάζουν απόλυτα με το επιχειρηματικό τους μοντέλο.
Το κλειδί είναι να βρείτε μια λύση κράτησης ραντεβού που να ταιριάζει στις υπάρχουσες απαιτήσεις και ανάγκες σας. Αναζητήστε ένα σχέδιο που επιτρέπει τη μέγιστη προσαρμογή, έτσι ώστε ο προγραμματιστής των ραντεβού σας να εξελίσσεται για να καλύπτει τις ανάγκες της επιχείρησής σας και όχι το αντίστροφο.
Σήμερα, πολλές εταιρείες ανάπτυξης τεχνολογίας προσφέρουν εξατομικευμένες υπηρεσίες ανάπτυξης λύσεων κράτησης ραντεβού. Το Easy Booking εργαλείο μας είναι ένα από αυτά. Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας εάν χρειάζεστε ένα συγκεκριμένο σύστημα για την επιχείρησή σας.
Τώρα, ας ρίξουμε μια ματιά σε διαθέσιμων τύπων κράτησης ραντεβού και πώς οι επιχειρήσεις μπορούν να επωφεληθούν από τη λήψη τους στο διαδίκτυο.
Γνωστός και ως προγραμματισμός “first come first serve” (ή FCFS), ο προγραμματισμός χρονικών χρονοθυρίδων είναι μια δημοφιλής και απλή μέθοδος για να παραμείνετε οργανωμένοι.
Λειτουργεί προσφέροντας στον πελάτη μια σειρά χρονοθυρίδων. Ο πελάτης επιλέγει την ώρα που λειτουργεί για αυτόν, εισάγει κάποιες βασικές πληροφορίες και, στη συνέχεια, λαμβάνει μια ειδοποίηση επιβεβαίωσης μέσω email ή SMS.
Πλεονεκτήματα του προγραμματισμού χρονοθυρίδων
- Οι πελάτες μπορούν να επιλέξουν την ακριβή ώρα που τους ταιριάζει
- Οι επιχειρήσεις μπορούν να προσφέρουν συγκεκριμένες διαθέσιμες ώρες ραντεβού και σε συγκεκριμένες ημέρες
Μειονεκτήματα του προγραμματισμού χρονοθυρίδων
- Εάν οι χρονοθυρίδες γεμίσουν γρήγορα, αυτό μπορεί να σημαίνει ότι ορισμένοι πελάτες ενδέχεται να μην μπορούν να κάνουν κράτηση για ραντεβού υπηρεσίας σας.
- Εάν ένας πελάτης εμφανιστεί αργά σε ένα ραντεβού ή ένα ραντεβού τελειώσει, μπορεί να καθυστερήσει τα υπόλοιπα ραντεβού της ημέρας.
Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή την μέθοδο;
Αυτός είναι ένας από τους πιο εύκολους τύπους προγραμματισμού ραντεβού που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο online σύστημα κρατήσεων. Απλώς εγγραφείτε στο σύστημα προγραμματισμού χρονοθυρίδων, δημιουργήστε τη διαδικτυακή σας σελίδα κράτησης και αρχίστε να δέχεστε κρατήσεις.
Από εκεί, οι πελάτες θα μπορούν να δουν τη διαθεσιμότητά σας, να επισκεφτούν εύκολα τη σελίδα σας και να επιλέξουν μια θέση ραντεβού.
Η ανοιχτή κράτηση είναι ένας από τους πιο ευέλικτους τύπους προγραμματισμού ραντεβού σε αυτό το σύστημα.
Είναι επίσης γνωστό ως προγραμματισμός ραντεβού βάση διαθεσιμότητας και δεν δίνει στους πελάτες συγκεκριμένο χρόνο για να προσέλθουν στα ραντεβού τους. Χωρίς να έχουν καθορισμένα χρονικά διαστήματα ή ημέρες διαθέσιμες, οι πελάτες μπορούν να παρακολουθήσουν ένα ραντεβού οποιαδήποτε στιγμή την ημέρα που τους ταιριάζει καλύτερα.
Μολονότι οι υπηρεσίες walk-in είναι ιδιαίτερα δημοφιλείς στις επιχειρήσεις, η ανοιχτή κράτηση έχει πολλά μειονεκτήματα.
Είναι δύσκολο να προβλεφθεί η ζήτηση και η απόδοση, ενώ κάποιες μέρες μπορεί να είναι χαοτικά απασχολημένες, αλλά μπορεί επίσης να συμβεί η επιχείρηση να παραμείνει ανοιχτή για κανέναν πελάτη. Αυτό είναι ιδιαίτερα κοινό στο λιανικό εμπόριο. Είναι πολύ πιο δύσκολο να δημιουργήσετε και να διατηρήσετε μια βάση δεδομένων πελατών και να αναλύσετε τη συμπεριφορά των ραντεβού.
Πλεονεκτήματα της ανοιχτής κράτησης
- Πλήρης ευελιξία για τους πελάτες.
- Βασικά δεν λειτουργεί διαχειριστής για το προσωπικό.
Μειονεκτήματα της ανοιχτής κράτησης
- Μπορεί να είναι δύσκολο να το διαχειριστείτε κατά τη διάρκεια πολυάσχολων ωρών (πολλοί επισκέπτες ταυτόχρονα).
- Καμία αναφορά ή πρόβλεψη για πολυάσχολους χρόνους και μικρές πιθανότητες δημιουργίας βάσης δεδομένων πελατών.
- Δεν υπάρχει έλεγχος του υπεράριθμου όγκου πελατών.
Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή την μέθοδο;
Για να μετατρέψετε μια υπηρεσία εισιτηρίων ή μια ανοιχτή επιχείρηση κρατήσεων σε ένα πιο οργανωμένο περιβάλλον προγραμματισμένων ραντεβού, πρέπει πρώτα να προσδιορίσετε τη μέση διάρκεια των υπηρεσιών σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να ρυθμίσετε το ηλεκτρονικό σύστημα κρατήσεων ραντεβού της επιλογής σας και να δημιουργήσετε τους διαθέσιμους χρόνους με τη διάρκεια που προσδιορίσατε.
τυποι χρηστων booking
Το σύστημα προσφέρει την δυνατότητα ρύθμισης 3 τύπων χρήστη για την πιο εύκολη διαχείριση και λειτουργία της πλατφόρμας, ώστε να γνωρίζετε ως διαχειριστής ποιος έκανε τι. Πιο συγκεκριμένα, το σύστημα διαθέτει τους παρακάτω τύπους χρηστών:
- Διαχειριστής – Έχει πρόσβαση σε όλα τα σημεία και λειτουργίες της πλατφόρμας
- Υπάλληλος – Έχει περιορισμένη πρόσβαση μόνο στα σημεία προβολής & διαχείρισης του ραντεβού με τον πελάτη.
- Πελάτη – Έχει πρόσβαση στην δημιουργία και προβολή του ραντεβού
Ο διαχειριστής της πλατφόρμας, έχει επιπλέον στην διάθεση του να ορίσει συγκεκριμένα δικαιώματα στους χρήστες του συστήματος, κάτι που δίνει ιδιαίτερη ευελιξία σε κάθε τύπου επιχείρηση.
πινακασ ελεγχου
Το σύστημα προσφέρει σε κάθε χρήστη του συστήματος ένα έξυπνο και εύκολο στην χρήση διαχειριστικό περιβάλλον για την προβολή και διαχείριση των ραντεβού. Ανάλογα τον τύπο χρήστη (διαχειριστής ή υπάλληλος) ο καθένας θα βλέπει μόνο τις πληροφορίες που τον/την αφορά και με τον τρόπο αυτό, ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης θα έχει πάντα τον πλήρη έλεγχο των ραντεβού και των πελατών του. Η πρόσβαση στον πίνακα ελέγχου γίνεται μόνο με την έκδοση κωδικών του συστήματος, που αναλαμβάνει να τα δημιουργήσει ο διαχειριστής, δηλαδή ο ιδιοκτήτης.
